Cómo medir el éxito de tu proceso de onboarding

El onboarding es un proceso fundamental a la hora de incorporar a una nueva persona a tu equipo. Y es aquello que va a determinar el éxito o el fracaso de la integración en la cultura y en el día a día de la compañía. 

Y en este punto, es muy importante la primera semana de incorporación. Un 44% de las personas contratadas tiene dudas o se arrepiente de su decisión durante los primeros 5 días. 

Un buen onboarding fideliza, porque consigue una mayor inclusión, más compromiso desde el inicio y mejora la productividad, ya que esa curva de aprendizaje que se produce al inicio se reduce. Y todo esto influye de manera directa en la satisfacción de quien se incorpora y del equipo que se encarga de recibirle. 

Sin embargo, un mal onboarding puede dar la sensación de falta de planificación y de desorden, además de generar un primer pensamiento negativo en la mente de esa nueva persona que se incorpora. Y esto puede convertirse en el primer paso hacia su desvinculación de la compañía en el corto-medio plazo. 

Si quieres saber cómo crear un buen onboarding, aquí tienes un artículo paso a paso con una plantilla de puntos a tener en cuenta. 

Pero, ¿cómo sabemos que estamos haciendo un buen onboarding? ¿Estamos midiendo el impacto real? ¿Sabemos si tienes puntos de mejora?

El impacto del onboarding. Por qué es importante medirlo

Un buen onboarding tiene demasiados beneficios para la compañía como para no prestarle la suficiente atención. Estos son solo algunas de las bondades de crear el mejor onboarding posible en tu empresa, pero hay más:

• Mayor fidelización de empleados: Un onboarding efectivo puede mejorar la fidelización de empleados hasta en un 82%, lo que reduce significativamente los costos asociados a la rotación.
  
• Incremento en la productividad: Los empleados que pasan por un proceso de onboarding estructurado y organizado consiguen niveles de productividad óptimos más rápido, lo que beneficia mucho al equipo en el que está integrado.
  
• Mejora en la satisfacción laboral: Una incorporación bien planificada aumenta la satisfacción del empleado, lo que se traduce en un mayor compromiso y rendimiento.
  

Y, dado que los beneficios son múltiples, cobra mucha importancia saber que funciona bien.
Conocer cómo funciona tu onboarding te va a dar la clave para: 

• Mejorar el proceso: entender cómo funciona tu onboarding te permite cambiar cosas. Y esto es algo que se mantiene en el tiempo. El proceso está vivo porque la organización cambia y las personas también. Medir, te ayudará a añadir etapas y formación o eliminar aquellas innecesarias.
  
• Identificar brechas de información: revisar las etapas del proceso junto con la gente que ha participado te permite ver qué lagunas hay. Tanto en la información (documentos que no existen, páginas incompletas) como en la formación (falta de explicación de cultura o herramientas).
  
• Encontrar buenos referentes formativos: ¿Qué personas implicas en el onboarding? ¿Son las mejores? El onboarding te puede servir para identificar grandes liderazgos encubiertos. Personas que forman con calidad y ayudan a los demás a crecer.
  
• Optimización de recursos y costes: Medir el onboarding te ayuda a mejorarlo. Revisarlo te ayudará a eliminar duplicidades, reducir el tiempo que se le dedica y crear un proceso estandarizado que sirva para todo el mundo. 

 Cómo medir el éxito de tu proceso de onboarding

Ya hemos visto la importancia de conocer cómo se mide el onboarding. Pero lo más complicado es cómo hacerlo bien y de manera constante. Porque la medición del proceso se debe mantener en el tiempo. 

A la hora de medir, hemos de tener en cuenta dos métricas: 

• Datos cuantitativos: Los números. Las cifras totales de los diferentes formatos de medición que vamos a utilizar. 
• Datos cualitativos: Las opiniones, experiencias y sensaciones. 

Ambos son igual de importantes. 

Los datos cuantitativos te ayudarán a tomar decisiones generales sobre el proceso. Por ejemplo, todo el mundo se queja de la duración del onboarding. 

Sin embargo, los datos cualitativos te servirán para modificar aspectos más específicos. Como, por ejemplo, un par de personas no se han sentido cómodas con esta formación.

¿Qué herramientas te pueden servir para medir tu onboarding?

Lo primero de todo es que debes saber dónde vas a almacenar todo el feedback que recojas. Utilizarás diferentes herramientas, así que es importante que estructures todo lo que vas a recibir y lo ordenes. Créate un documento del proceso con las herramientas a usar, el proceso de feedback y cómo accionar todo el feedback que recibas. 

Una vez tengas ordenado todo lo que vas a usar, te recomiendo lo siguiente. 

• Encuestas: Automatiza una encuesta sencilla en cada fase del proceso de onboarding. Una tras la primera semana, otra tras el primer mes y otra a los primeros 3 meses. Mide la opinión del onboarding, la satisfacción, la utilidad de la documentación y las herramientas utilizadas.
  
• eNPS: Envía encuestas de satisfacción anónimas cada semana para ver la fluctuación del estado de ánimo de las personas. En concreto, de aquellas que se acaban de incorporar.
  
• Entrevistas: No te quedes solo en los datos. Genera una plantilla de preguntas y ten un 1:1 las primeras semanas de incorporación para entender mejor qué está funcionando y qué no. Todas las personas son diferentes, y puede haber algo que funcione casi siempre, pero a algunas personas no. 

Muchas de estas cosas las puedes automatizar vía mail, con software específico como Nailted, Personio o Factorial o simplemente con un formulario  de Google Forms o Typeform. 

¿Qué medir para saber si el onboarding está siendo exitoso o no?

Medir está muy bien. Pero los datos por sí solos no te dicen nada. Tienes que saber qué medir para poder extraer conclusiones con sentido. Estas conclusiones te serán útiles para mejorar y hacer un onboarding de diez. Estas son algunas de las métricas básicas que deberías tener en tu punto de mira. 

• Tiempo hasta la productividad: Define, junto a la persona a la que reporte la nueva incorporación, un objetivo mínimo al que llegar una vez acabe el onboarding. Esto varía en función de la experiencia. Pero puede ser, desde su primera PR, hasta liderar una feature o una nueva iniciativa. Ese tiempo debe ser un estándar para todas las personas con el mismo rol y la misma experiencia. De manera que puedas medir si el onboarding es efectivo al finalizar.
  
  Ejemplo: si el onboarding dura 30 días, y el objetivo se consigue en una fecha cercana a la finalización (con un margen de 14-21 días), significa que está funcionando. Pero tu trabajo será reducir ese tiempo al máximo.
  
• Compromiso: El eNPS y las entrevistas te darán una serie de indicios sobre el compromiso de la persona que se ha incorporado. Esta métrica tiene mucho que ver con la cultura de la empresa. ¿La persona se siente bien? ¿Ha entendido los valores de la compañía? ¿Empieza a aportar en reuniones y ceremonias?
  
• Motivación: Aquí, has de prestar atención a las pequeñas señales como las preguntas, la participación en los canales de chat y la opinión del/la manager. Una persona motivada tiende a ser curiosa, a preguntar y a cuestionar los procesos.
  Algunas preguntas del eNPS y de las entrevistas 1:1 también te ayudarán a descubrir esta motivación.
  
• Tiempo de finalización del onboarding: esta métrica es muy sencilla. Es el tiempo en el que se termina el onboarding. Es un tiempo que puedes establecer tú, pero que puedes medir también con cada persona. Si ves que todos lo acaban antes de tiempo, quizás es muy corto. Si ves que no lo terminan, es que será muy largo. 

Cómo interpretar los resultados y extraer conclusiones

Una vez tenemos las métricas, es el momento de extraer conclusiones. 

¿Cómo puedes mejorar tu onboarding a partir de los datos?

Lo ideal es que tengas un onboarding estandarizado para toda la compañía en el que incluyas temas como las herramientas básicas de comunicación, las reuniones conjuntas, los equipos y la cultura y motivación de la empresa. 

Y luego, cada equipo te ayudará a definir un onboarding más técnico y operativo enfocado en aquello que necesitan. 

Así que, a partir de las métricas que hayas recogido, podrás ver qué puntos débiles tiene tu onboarding, cómo ajustarlo mejor a cada uno de los equipos y cómo optimizar los tiempos. Vamos a revisar algunos de los ejemplos más comunes y cómo mejorarlos. 

• Tiempo hasta la productividad demasiado largos: Es posible que el tiempo de ramp up hasta que una persona es productiva se alargue demasiado. Esto puede deberse a que el objetivo es demasiado ambicioso o a que la formación no está siendo adecuada. Si los tiempos de productividad se te van mucho de lo que debería ser, revisa junto a las personas que lideran esos equipos qué puede suceder. 

• Compromiso demasiado bajo: Si las tasas de compromiso de tu eNPS son normales o bajas (para las incorporaciones), es que no están llegando bien el entusiasmo y los valores de la compañía. Mejora las formaciones culturales y asegúrate de que quien las transmite lo hace bien. 

• Motivación baja: Si los niveles de motivación en tu eNPS son bajos, es que esa persona no está a gusto ahora mismo en su trabajo. Revisa, en una entrevista, qué puede estar sucediendo. Si tiene que ver con su día a día, con compañeros o con su manager. 

• Tiempos de finalización de onboarding demasiado largos: Si los tiempos de onboarding se alargan demasiado, quizás las formaciones son demasiado extensas o las personas tienen demasiadas tareas no relacionadas con el onboarding para poder terminarlo. 

Cómo mejorar tu proceso de onboarding paso a paso

En Manfred llevamos mucho tiempo ayudando a compañías del sector tecnológico a mejorar sus procesos de incorporación. Es un proceso relativamente sencillo, pero que implica una convicción fuerte por parte de la empresa de mejorar. 

¿Cómo lo hacemos? Nos introducimos en la compañía como una persona más y definimos, junto a los equipos, el proceso de mejora que vamos a llevar a cabo. Medimos el antes y el después para que puedas ver la diferencia en los tiempos, la motivación y el compromiso. 

Esta es la guía que solemos utilizar para aquellas personas que quieren mejorar su onboarding. Puedes descargarla y empezar a mejorar tu onboarding hoy mismo. 

Y si quieres que te ayudemos a mejorar tu proceso y reducir la tasa de rotación de tu compañía, puedes escribirnos a hablamos@getmanfred.com contándonos tu caso.

Un buen proceso de onboarding te ahorra dinero

No lo olvides, un proceso de onboarding optimizado te ayuda a: 

• Incorporar de manera rápida y efectiva a las nuevas personas
• Integrarlas en la cultura de la compañía y mejorar su compromiso
• Conseguir una mayor productividad en etapas tempranas
• Reducir la rotación al estar más comprometidas con la empresa
• Ahorrar costes al no tener que utilizar tanto tiempo en buscar, entrevistar e incorporar para suplir aquellas personas que se van. 

Así que ten en cuenta esta lista a la hora de crear tu proceso: 

• Genera un proceso personalizado para cada equipo. 
• Apóyate en expertos técnicos de cada área que entiendan bien los objetivos iniciales y las frustraciones de las primeras semanas. 
• Alinea expectativas de qué debe cumplir los primeros meses la persona que se incorpore. 
• Mide tu proceso para saber si está siendo efectivo o debe mejorar.