Guía: Cómo trabajar con freelance en tech - Manfred

Cuándo y cómo trabajar con freelances

El modelo freelance funciona especialmente bien cuando tienes un objetivo claro y un contexto razonablemente ordenado. Cuando sabes qué necesitas, por qué lo necesitas y durante cuánto tiempo. 

En esos escenarios, el freelance aporta velocidad, foco y una experiencia que normalmente no existe dentro del equipo. Puede incorporarse rápido, producir desde el inicio y marcharse sin dejar una estructura sobredimensionada detrás.

También funciona cuando el trabajo tiene un principio y un final reconocibles. Lo que solemos llamar “por proyecto”. No porque el freelance no pueda trabajar en contextos más difusos, sino porque la ambigüedad constante suele generar fricción.

Ejemplo: si el proyecto cambia cada semana, si los objetivos se mueven o si nadie tiene claro cuándo algo está terminado, el problema que no se ha definido bien previamente.

Así que antes de hablar de tarifas, contratos o herramientas, nuestro consejo es que te respondas esta pregunta: “¿Por qué queremos trabajar con un freelance y qué esperamos realmente de esa relación?”

Si no tienes una respuesta clara a esa pregunta, te ayudamos a encontrarla.

Cuándo sí tiene sentido trabajar con freelances

Hay escenarios donde el modelo freelance encaja especialmente bien:

1. Necesitas velocidad

Quieres arrancar un proyecto ya. Necesitas cubrir un hueco mientras contratas. O tienes que resolver un problema concreto sin pasar por un proceso largo de contratación.

2. El trabajo está acotado

El proyecto tiene principio y fin. El objetivo está claro. O sabes que hay un entregable definido.

3. Buscas especialización muy concreta

Necesitas tecnologías específicas que no tienes en tu equipo. O optimizar algo que ya has construido pero te falta conocimiento interno.

Estás en momentos críticos (migraciones, picos de carga, lanzamientos). Y sabes que esa experiencia no tiene sentido internalizarla a largo plazo.

4. Necesitas flexibilidad

Tienes encima proyectos que no justifican una contratación fija porque tienen corto alcance. O mucha incertidumbre sobre la carga futura de trabajo.

Freelance, plantilla o consultora

Muchas veces te entran dudas: ¿debería contratar a alguien, un equipo de freelance o mejor externalizo en una consultora? Elegir el modelo adecuado importa tanto como elegir bien a la persona.

El freelance encaja cuando se busca autonomía, especialización y rapidez. Alguien en plantilla es clave cuando lo que se necesita es continuidad, ownership y construcción de conocimiento interno. La consultora tiene sentido cuando hay que escalar mucho la capacidad con procesos más cerrados y varios equipos.

Esta tabla debería ayudarte a visualizar las ventajas e inconvenientes de cada modelo. 

Si quieres un análisis más detallado, en este artículo hemos comparado los tres modelos al detalle: In-house, freelance u outsourcing: ¿qué modelo de contratación técnica te conviene?

Factor	In-house	Freelance	Outsourcing
Velocidad	🐢	⚡	⚡
Coste	💸	💸💸	💸💸💸
Compromiso	❤️	🤝	🤷
Control del output	Alto	Medio	Bajo
Escalabilidad	Media	Alta (temporal)	Alta (dependiente)
Retención de conocimiento	Alta	Media	Baja

Qué tipos de proyectos funcionan mejor con freelances

Proyectos con principio y fin

Trabajos que se pueden acotar razonablemente en el tiempo y en el alcance. Ejemplos:

• Migraciones técnicas.
  
• Rediseños de producto o arquitectura.
  
• Implementaciones concretas.
  
• Lanzamientos con fecha clara.
  

Picos de trabajo o refuerzos temporales

Momentos donde el equipo interno no da abasto, pero el volumen no justifica una contratación fija. Por ejemplo:

• Acumulación de backlog.
  
• Fases intensas antes de un release.
  
• Proyectos paralelos que no pueden esperar.
  

Trabajo altamente especializado

Tareas que requieren experiencia muy concreta y poco frecuente. Ejemplo:

• Decisiones técnicas críticas.
  
• Auditorías.
  
• Resolución de problemas complejos.
  
• Contextos donde un error sale caro.
  

Trabajos que no suelen funcionar bien

No porque sean imposibles, sino porque generan fricción si no se gestionan muy bien.

Trabajo difuso y cambiante

Si el alcance cambia constantemente, las prioridades no están claras y es difícil saber cuándo se termina el proyecto, el freelance suele avanzar a trompicones, porque cada cambio implica renegociar expectativas, foco y a veces incluso el modelo de colaboración.

Roles estructurales y de largo recorrido

Trabajos que requieren decisiones continuas, mucho ownership fuerte o construcción de conocimiento interno. En estos casos, el freelance puede funcionar de forma temporal, pero a medio plazo suele ser señal de que el rol debería internalizarse.

Funciones muy dependientes de contexto interno

Si el trabajo requiere mucha política interna, conocer la cultura de empresa o la coordinación constante entre muchos equipos, es difícil que el freelance pueda aportar todo su valor.

Señales de que deberías internalizar ese rol

Algunas pistas bastante claras:

• El trabajo ya no tiene un final claro.
  
• El freelance toma decisiones estratégicas de forma habitual.
  
• El equipo depende de esa persona para avanzar.
  
• La colaboración se vuelve indefinida.
  

En ese punto, seguir con un freelance suele ser una solución cómoda a corto plazo y un problema a medio plazo.

Modelos de pricing y presupuestos

Hablar de dinero suele ser incómodo. Muchos problemas con freelances no vienen de que el precio/ hora sea alto o bajo, sino de no haber alineado bien expectativas sobre qué se está pagando y por qué.

Antes de negociar, conviene tener clara una cosa: no todos los trabajos se pagan igual y el freelance suele tener una tarifa basada en su experiencia y la complejidad del proyecto. 

Tarifas por hora, día, proyecto y mensual

Cada modelo tiene sentido en contextos distintos.

• La tarifa por hora o por día suele usarse cuando la carga de trabajo es incierta o variable. Es flexible y fácil de arrancar, pero requiere confianza y seguimiento. Si no hay objetivos claros, la empresa puede sentir que paga sin saber muy bien por qué y el freelance puede sentir que se le mide el tiempo en lugar del valor.

• El precio por proyecto funciona mejor cuando el alcance está bien definido. El freelance asume más riesgo y, a cambio, la empresa gana previsibilidad. Este modelo suele incentivar eficiencia, pero exige que el trabajo previo de definición esté bien hecho. Si no, aparecen renegociaciones constantes.

• El modelo mensual o retainer se usa cuando hay colaboración continua. Un número de horas o una dedicación fija cada mes. Funciona bien cuando el freelance ya conoce el contexto y hay confianza mutua. Si no, puede convertirse en una especie de plantilla encubierta que no termina de funcionar ni como freelance ni como empleado.

Qué influye realmente en el precio

El precio de un freelance no depende solo de su nivel técnico. Hay otros factores que pesan mucho más de lo que parece.

Influyen la experiencia previa en problemas similares, el grado de especialización, la urgencia del proyecto y el riesgo que asume la persona. No es lo mismo ejecutar tareas claras que tomar decisiones que pueden afectar a todo el producto o al negocio.

También influye la claridad del encargo. Cuanto más difuso es el alcance, más riesgo hay para el freelance y más tiende a subir el precio como mecanismo de protección.

Errores habituales al negociar tarifas

Uno de los errores más comunes es intentar apretar el precio sin revisar el alcance. Cuando se baja el precio sin ajustar expectativas, alguien acaba perdiendo. Normalmente, el proyecto.

Otro error habitual es no hablar de dinero hasta que el trabajo ya ha empezado. Eso genera incomodidad y sensación de desequilibrio desde el inicio.

También es frecuente olvidar que un freelance no vende horas, vende disponibilidad, experiencia y el riesgo que asume. Negociar como si fuera un coste fijo interno suele llevar a relaciones tensas.

Contratos y aspectos legales básicos

Un contrato es una muestra de respeto. No siempre es necesario, pero si es la primera vez que trabajas con un freelance, es recomendable. Incluir el alcance del proyecto, la tarifa o los acuerdos a los que habéis llegado es sano. 

La mayoría de conflictos legales no aparecen por mala fe, sino por haber dado cosas por hechas que nunca se hablaron. Un buen contrato es salud para ambas partes.

Contrato mercantil

En una colaboración freelance hay algunas cosas que deberían quedar siempre por escrito, aunque la relación sea de confianza.

Como mínimo, el contrato debería dejar claro:

• Qué servicios se prestan.
• Durante cuánto tiempo o en qué condiciones termina la colaboración.
• Cómo y cuándo se factura.
• Qué pasa si alguna de las partes quiere cancelar.

La idea es evitar malentendidos básicos que luego son difíciles de deshacer.

Confidencialidad y protección de datos

En muchos proyectos, el freelance va a tener acceso a información sensible. Código, datos de clientes, métricas internas o decisiones estratégicas.

Lo normal es que no pase nada, pero sí deberías formalizar:

• Un acuerdo de confidencialidad.
• Qué información se considera sensible.
• Qué ocurre si se comparte sin permiso.

Esto protege a la empresa, pero también al freelance, que sabe exactamente qué puede y qué no puede hacer con la información a la que accede.

Dependencia económica y falsos autónomos

Aquí conviene ser especialmente cuidadosos. Cuando un freelance:

• Tiene horarios fijos impuestos.
• Usa herramientas y procesos como un empleado más.
• Depende económicamente de un único cliente.

La relación empieza a parecerse demasiado a una laboral por cuenta ajena. Y eso puede traer problemas legales serios para la empresa.

Un freelance no debería: 

• Tener un correo con el mismo dominio de la compañía. Muchas empresas usan una extensión “externo.empresa@”
• Trabajar bajo un horario impuesto por la empresa
• Tener días de vacaciones o festivos dados por la empresa
• Trabajar en la oficina de la empresa
• Cumplimentar un control horario

Si la colaboración se alarga y se vuelve muy estable, conviene revisarla con asesoría y preguntarse si el modelo sigue teniendo sentido.

Onboarding del freelance 

Hay empresas que dedican semanas a seleccionar a un freelance y luego lo sueltan en el proyecto sin ningún tipo de contexto. Está claro que son autónomos, pero necesitan un onboarding si quieres que las cosas salgan bien.

Un buen onboarding puede marcar la diferencia entre un freelance productivo en días o uno que tarda semanas en arrancar. Es el momento en el que el freelance entiende cómo funciona realmente la empresa, qué se espera de él y cómo puede aportar valor.

Accesos, contexto y documentación mínima

El primer día importa más de lo que parece. Si el freelance pasa las primeras horas pidiendo accesos o intentando entender cómo funciona todo, la colaboración empieza mal.

Como mínimo, debería tener:

• Accesos a las herramientas necesarias.
• Documentación básica del proyecto.
• Contexto sobre el producto y el negocio.

Expectativas claras desde el día uno

Muchas fricciones aparecen porque no se han hablado.

Desde el principio conviene dejar claro:

• Qué se espera del freelance.
• Qué nivel de autonomía tiene.
• Qué tipo de decisiones puede tomar.
• Qué tipo de decisiones necesita validar.

Integración con equipos internos

Cuando entra un freelance en un equipo que ya existe, entra una forma distinta de trabajar, de priorizar y de relacionarse con la empresa. Si no se cuida esa integración, es fácil que aparezca una división implícita entre internos y externos.

Roles, responsabilidades y límites

Para que la colaboración funcione, el equipo interno necesita entender qué papel juega el freelance y qué no se espera de él.

• En qué áreas tiene autonomía.
• En cuáles solo ejecuta.
• Dónde debe apoyarse en el equipo.

Freelances en equipos de producto y tecnología

En equipos de producto y tecnología, la integración es especialmente delicada. Las decisiones suelen estar muy conectadas y los cambios impactan en muchas personas. Qué deberías facilitar:

• Tiene un interlocutor claro.
• Sabe cómo se toman decisiones.
• Entiende el roadmap, aunque no lo defina.

Checklist final para empresas

Después de hablar de modelos, expectativas y buenas prácticas, conviene aterrizarlo todo en algo sencillo. 

Esta checklist no pretende cubrir todos los casos posibles, sino ayudarte a detectar rápido si una colaboración freelance tiene buena pinta o si está empezando torcida.

No es para cumplirla al pie de la letra, sino para hacerte las preguntas correctas en el momento adecuado.

Antes de contratar

Antes de hablar con ningún freelance, deberías poder responder con cierta claridad a estas cuestiones:

[ ] Sabes qué problema quieres resolver y por qué ahora.

[ ] Tienes una idea razonable del alcance y de qué sería un buen resultado.

[ ] Sabes si el trabajo es puntual o si apunta a algo más estructural.

[ ] Has decidido qué modelo de colaboración encaja mejor.

Al arrancar la colaboración

En los primeros días se decide gran parte del éxito del proyecto. Conviene comprobar que:

[ ] El freelance tiene acceso a todo lo que necesita para trabajar.

[ ] Entiende el contexto del producto y del negocio.

[ ] Sabe quién decide, quién valida y a quién acudir si se bloquea.

[ ] Las expectativas de ambas partes están alineadas.

Durante el día a día

Cuando la colaboración está en marcha, estas señales ayudan a saber si va bien:

[ ] El freelance avanza sin necesidad de supervisión constante.

[ ] Hay comunicación regular y sin fricciones.

[ ] Los cambios de alcance se hablan y se ajustan.

[ ] El feedback fluye en ambas direcciones.

Señales de alerta a vigilar

Algunas situaciones deberían encender una luz amarilla:

[ ] El freelance se ha vuelto imprescindible para todo.

[ ] Nadie más entiende esa parte del sistema.

[ ] El alcance ya no tiene un final claro.

[ ] La relación se parece cada vez más a una plantilla encubierta.

Muchas empresas trabajan con freelances de forma reactiva. Es decir, cuando hay prisa, cuando falta alguien o cuando el equipo no llega. El problema de ese enfoque es que convierte al freelance en un parche y no en una palanca real de valor.

Las empresas que mejor trabajan con freelances hacen justo lo contrario. No los usan solo para apagar fuegos, sino como parte de su forma de escalar, experimentar y adaptarse.

La diferencia clave está en pasar de “buscar a alguien” a “saber a quién llamar”. Esto es justo lo que pretendemos construir en Manfred. Una red de profesionales de confianza a los que derivarte tan pronto les necesites. 

Si estás pensando en trabajar con talento freelance, en Manfred hemos lanzado un nuevo servicio de Recruiting Freelance para ayudarte a encontrar a los mejores profesionales para que tu proyecto funcione.